Klant: Verhoeven Distributie NV, een Antwerps familiebedrijf gespecialiseerd in groothandel van sanitairproducten. Probleem: De administratieve verwerking van inkooporders kostte het team wekelijks 15+ uur aan manuele invoer. Oplossing: Een maatwerk Laravel-module gekoppeld aan Exact Online.

De uitdaging

Verhoeven Distributie werkte met een combinatie van Excel-sheets, e-mail en Exact Online voor hun boekhouding. Elke inkooporder moest manueel worden overgezet: leverancier, producten, aantallen, prijzen, BTW-codes. Bij 80-120 orders per week liep dat op tot een halftijdse taak.

Bovendien werden fouten gemaakt: verkeerde BTW-percentages, typfouten in productcodes, dubbele invoer. Elk kwartaal was er een correctieronde nodig.

De aanpak

Na een analyse van twee dagen hadden we een duidelijk beeld:

1. Leveranciers stuurden orders in drie formaten: CSV, XML en PDF
2. Exact Online heeft een uitstekende REST API voor boekingposten
3. De koppeling vereiste mapping van leveranciersproductcodes naar interne codes

We bouwden een Laravel-applicatie met:

• Parser-laag voor CSV, XML en PDF (via pdftotext + regex voor vaste formats)
• Mapping-module met een eenvoudige beheersinterface voor productcodemapping
• Exact Online integratie via OAuth2 + de officiële PHP SDK
• Validatie en review-scherm zodat een medewerker afwijkingen kon goedkeuren voor verzending

Resultaat na 6 weken

• Van 15 uur naar 2 uur administratie per week — de resterende tijd is voor uitzonderingen en controle
• Foutenpercentage gedaald van ~8% naar <0,5% — geen manuele typfouten meer
• ROI bereikt na 4 maanden — de module betaalde zichzelf terug via bespaarde loonkost

Wat we leerden

PDF-parsing blijft de meest fragiele schakel: zodra een leverancier zijn template aanpast, moet de parser bijgewerkt worden. We losten dit op met een notificatiesysteem dat alarmeert bij onverwachte velden.

Conclusie

Maatwerk loont wanneer het een repetitief, foutgevoelig proces automatiseert met een duidelijke ROI. Voor Verhoeven Distributie was dat evident. Wil je weten of een vergelijkbare aanpak werkt voor jouw situatie? Bekijk onze maatwerk applicaties of webapplicatie laten maken Antwerpen pagina.