Moderne software draait op integraties. Maar hoe meer tools een groeiend bedrijf gebruikt, hoe groter de kans op datasilo’s, manuele syncs en fouten bij het overzetten van informatie. Dit HR-techbedrijf uit Brussel — een startup met 18 medewerkers die recruitment-as-a-service aanbiedt aan middelgrote Belgische bedrijven — kende dat probleem van dichtbij.

Het probleem

Zes tools, nul verbindingen

Het bedrijf had in de loop van drie jaar zes verschillende SaaS-tools geadopteerd, elk uitstekend in hun domein:

Het probleem: geen van deze tools praatte automatisch met de andere. De workflow voor een nieuwe aanwerving zag er zo uit:

1. Kandidaat solliciteert via Teamtailor
2. Recruiter kopieert handmatig kandidaatdata naar HubSpot onder de bijhorende klant
3. Interview geplnd via Calendly, link manueel verstuurd
4. Contract getekend → medewerker manueel aangemaakt in Officient
5. Factuur manueel aangemaakt in Exact Online op basis van de Teamtailor-data

Dit kostte het team gemiddeld 3,5 uur per aanwerving aan puur administratief werk. Met gemiddeld 12–15 aanwervingen per maand was dat al snel een voltijdse administratieve last.

De bijkomende problemen

• Inconsistente data — kandidaatinformatie die in één systeem werd geüpdated, bleef verouderd in de andere
• Facturatiefouten — twee keer per kwartaal werd een factuur te laat of incorrect opgemaakt
• Géén rapportering over de volledige funnel — hoeveel kandidaten per klant, per recruiter, per kanaal?

De oplossing: een centrale API-hub met Laravel

De architectuurkeuze

In plaats van elk systeem afzonderlijk te laten praten met elk ander systeem (een spaghetti van point-to-point integraties), kozen we voor een centrale integratiehub: een Laravel-applicatie die fungeert als middleware tussen alle externe tools.

Voordelen van deze aanpak:

• Één centrale plek voor businesslogica (bv. “wanneer een kandidaat ‘aangenomen’ wordt in Teamtailor, doe dan X, Y en Z”)
• Makkelijk uitbreidbaar met nieuwe tools later
• Volledig logboek van alle API-calls voor debugging en auditing

Wat we bouwden

Integratie 1 — Teamtailor → HubSpot

Via de Teamtailor webhook API luistert onze hub naar statuswijzigingen van kandidaten. Wanneer een kandidaat naar “Interview” gaat, wordt automatisch een deal aangemaakt in HubSpot onder de juiste klant, met de kandidaatgegevens ingevuld. Bij statuswijzigingen wordt de HubSpot-deal automatisch mee-geüpdated.

Integratie 2 — Teamtailor → Calendly

Wanneer een interview gepland wordt, genereert de hub een Calendly scheduling-link voor het juiste event type en verstuurt die automatisch naar de kandidaat via e-mail. De bevestiging vanuit Calendly wordt teruggeschreven naar Teamtailor als activiteit.

Integratie 3 — Teamtailor → Officient (bij aanwerving)

Wanneer een kandidaat de status “Aangenomen” krijgt, wordt via de Officient API automatisch een nieuw werknemersprofiel aangemaakt met de basisgegevens. De HR-medewerker moet nog enkel contractdetails toevoegen.

Integratie 4 — HubSpot → Exact Online (facturatie)

Op basis van de deal-status in HubSpot en de bijhorende tariefafspraken per klant genereert de hub automatisch een factuurvoorstel in Exact Online. Een accountmanager keurt het voorstel goed in een eenvoudig intern dashboard — één klik, geen manuele invoer.

Centraal dashboard

We bouwden een intern dashboard (Filament-gebaseerd) waar het team de status van alle integraties kan volgen, logs kan raadplegen, en handmatig syncs kan triggeren als dat nodig is.

Technische highlights

Het resultaat

Na 8 weken in gebruik

• Tijdsbesparing: van 3,5 uur naar 25 minuten per aanwerving aan administratief werk (–88%)
• Facturatiefouten: van 2 fouten/kwartaal naar 0
• Data-consistentie: kandidaatdata is nu gesynchroniseerd over alle systemen in real-time
• Rapportering: het management heeft voor het eerst een volledig overzicht van de funnel over alle tools heen
• Schaalbaarheid: het team verwerkte in de tweede maand na go-live 22 aanwervingen (record) zonder extra admin-belasting

Quote

“Voor dit project waren onze recruiters evengoed administrative medewerkers. Nu kunnen ze zich volledig focussen op kandidaten en klanten. De ROI was al na de tweede maand positief.”

— CEO, HR-techbedrijf Brussel

Wanneer is een API-integratie de juiste investering?

Een API-hub zoals deze loont wanneer:

• Je meerdere tools hebt die je manueel in sync houdt
• Je herhalende datatransfers doet tussen systemen (dagelijks, wekelijks)
• Fouten bij die transfers financiële of operationele gevolgen hebben
• Je wil rapporteren over data die nu verspreid zit over meerdere tools

Het hoeft niet groots te zijn. Soms lost één enkele integratie tussen twee tools al een enorm probleem op.

Interesse in een API-integratie voor jouw bedrijf?

We analyseren graag welke tools in jouw bedrijf beter met elkaar kunnen samenwerken, en wat de meest rendabele integratie zou zijn als startpunt.

Contacteer ons voor een gratis analyse