In sterk gereguleerde sectoren zoals verzekeringen is maatwerk software bouwen geen sinecure. Elke functie moet voldoen aan strikte compliance-vereisten (GDPR, FSMA-regels), en de data die beheerd wordt is gevoelig van aard. Maar net in dit soort sectoren is de nood aan digitalisering het grootst — want de alternatieven zijn doorgaans bergen papier, e-mails en spreadsheets.
Dit is het verhaal van een onafhankelijk verzekeringsmakelaarskantoor uit Antwerpen met een portefeuille van ruim 1.400 particuliere en zakelijke klanten, en hoe we samen hun volledige klantbeheer en schadebeheer digitaliseerden.
Het kantoor werkte met een oudere verzekeringssoftware die weliswaar de essentie deed — contracten bijhouden en premies berekenen — maar geen enkel modern samenwerkingskanaal bood. Klanten hadden geen online toegang tot hun eigen dossier. Schademeldingen kwamen per e-mail of telefoon, werden manueel in een Excel-lijst gezet en opgevolgd via terugkerende e-mailthreads.
De concrete pijnpunten:
Er bestaan SaaS-platforms voor verzekeringsmakelaars, maar die zijn gebouwd voor grote makelaardijen. Voor dit kantoor waren ze te duur, te generiek (of juist te sectorspecifiek met onnodige modules) en boden ze geen koppeling aan met de bestaande berekeningssoftware. Maatwerk was de enige logische keuze.
We startten met een discovery-fase van drie weken: gesprekken met de zaakvoerder, twee medewerkers en vier klanten. Wat bleken de effectieve noden?
Module 1 — Beveiligd klantportaal
Klanten kunnen inloggen via een beveiligde login (twee-factor authenticatie via e-mail of SMS). In hun portaal vinden ze:
Module 2 — Digitale schademelder
Een stapsgewijs formulier dat afhankelijk van het type schade (auto, brand, diefstal, aansprakelijkheid, …) de juiste vragen stelt. Klant kan foto’s of documenten bijvoegen. Na insturen krijgt de klant een bevestiging met dossiernummer.
Module 3 — Intern schadebeheer-dashboard
Medewerkers zien alle ingediende schademeldingen in een Kanban-achtig overzicht per status (Nieuw / In behandeling / Wacht op klant / Afgesloten). Ze kunnen interne notities toevoegen, documenten uploaden ter vervolging, en klanten automatisch notificeren bij statuswijziging.
Module 4 — Documentbeheer met audittrail
Elk document dat aan een klant ter beschikking wordt gesteld, wordt gelogd met tijdstempel en versienummer. Manueel gestuurde documenten kunnen worden ingeladen en getagd per polis. Voor GDPR-doeleinden: een volledig exporteerbare log per klant.
Module 5 — Koppeling met bestaande software
Via een CSV/XML-importmodule (de bestaande software ondersteunt geen live API) worden contractgegevens dagelijks automatisch gesynchroniseerd vanuit het bestaande systeem naar het portaal. Geen dubbele invoer.
Gezien de gevoeligheid van de data, was beveiliging geen afterthought:
“We hadden nooit gedacht dat een kantoor van onze omvang zoiets professioneels kon bouwen laten. Meesy heeft onze manier van werken fundamenteel verbeterd — en onze klanten appreciëren het enorm. De opmerking ‘eindelijk een makelaar met een degelijke app’ krijgen we regelmatig.”
— Zaakvoerder, verzekeringsmakelaar Antwerpen
Dit project illustreert een patroon dat we vaker zien in sectoren zoals verzekeringen, vastgoed, boekhouding of medische zorg:
Werkt jouw team met verspreide documenten, e-mailthreads en manuele opvolging? We helpen je graag kijken welk deel het snelst gedigitaliseerd kan worden — en wat dat concreet oplevert.